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BFH-Urteil XI R 15/23: E-Mails in der steuerlichen Außenprüfung

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 30. April 2025 (Az.: XI R 15/23) eine wichtige Entscheidung zur Vorlagepflicht von E-Mails in der steuerlichen Außenprüfung getroffen.

Worum geht es?

Nach Auffassung des BFH darf das Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung die Vorlage von E-Mails mit steuerlichem Bezug verlangen.
E-Mails können Handels- und Geschäftsbriefe im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 AO sein – und sind damit aufbewahrungspflichtig.

Zugleich hat der XI. Senat aber eine klare Grenze gezogen:
Ein pauschales „Gesamtjournal“ aller E-Mails, das erst erstellt werden müsste und auch nicht steuerrelevante Inhalte enthielte, darf nicht verlangt werden.

Auch andere digitale Unterlagen können als „sonstige Unterlagen von Bedeutung für die Besteuerung“ im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO gelten und somit vorlagepflichtig sein.

Was hat der BFH entschieden?

E-Mails mit steuerlichem Bezug sind aufbewahrungs- und vorlagepflichtig (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO).

Digitale Unterlagen können als „sonstige Unterlagen“ steuerlich relevant sein (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO).

Kein Anspruch der Finanzverwaltung auf ein umfassendes Gesamtjournal aller E-Mails (Az.: XI R 15/23).

Drei zentrale Kernerkenntnisse

1. Pflicht zur gezielten E-Mail-Vorlage
Steuerrelevante E-Mails müssen auffindbar, vollständig, unveränderbar und maschinell auswertbar archiviert werden – wie andere Handels- und Geschäftsbriefe.

2. Umfang klar eingrenzen
Herauszugeben sind nur die konkret steuerrelevanten E-Mails und Anhänge.
Ein pauschales, alle Postfächer umfassendes Gesamtjournal ist nicht geschuldet.

3. Prozesssicherheit schaffen
Unternehmen benötigen klare, geprüfte Prozesse, um steuerrelevante Kommunikation rechtssicher zu identifizieren, zu extrahieren und bereitzustellen.

Was sollten Unternehmen jetzt tun?

✅ E-Mail-Archivierung prüfen und nachschärfen
– GoBD-konforme Archivierung (Unveränderbarkeit, Aufbewahrungsfristen, Such- und Exportfunktionen).

✅ Relevanzklassifizierung etablieren
– Regeln oder Tags zur Kennzeichnung steuerrelevanter Kommunikation (z. B. zu Rechnungen, Verträgen, Betriebsstätten, steuerlichen Sachverhalten).

✅ Prüfungsworkflow definieren
– Vorgehen zur gezielten Bereitstellung einzelner E-Mails inkl. Rollen- und Freigabeprozess zwischen Tax, Legal und IT.

✅ Datenschutz und Verhältnismäßigkeit wahren
– Redaktions- und Schwärzungsregeln für nicht steuerrelevante Inhalte, Zugriffsbeschränkungen, Protokollierung.

Fazit

Der BFH stärkt den gezielten Prüfungszugriff auf steuerrelevante E-Mails, lehnt jedoch pauschale Datenerhebungen ab.
Unternehmen, die ihre Archivierungs-, Klassifizierungs- und Prüfungsprozesse strukturiert aufsetzen, erfüllen nicht nur ihre gesetzlichen Pflichten effizient, sondern schützen gleichzeitig sensible Kommunikation und Daten.